El alcance creciente es un problema de dinero
Cada conversación sobre alcance es una conversación sobre ingresos. Las firmas que más pierden por el alcance creciente son las que lo tratan como un asunto de higiene de proyecto.
El alcance creciente suele plantearse como un problema de entrega. Un gerente de proyecto no puso límites. El cliente siguió pidiendo. El equipo siguió diciendo que sí. El trabajo se hizo, solo que no el trabajo que se cotizó.
Ese planteamiento está mal. El alcance creciente es un problema de captura de ingresos disfrazado de problema de higiene de proyecto.
El intercambio oculto
Cada cambio de alcance sin documentar es una venta sin registrar. El trabajo se hizo. Las horas se gastaron. El valor se entregó. Nada de eso se facturó. La firma vendió algo y se le olvidó cobrarlo.
Cuando esto pasa una vez por trimestre, es una fuga pequeña. Cuando es el modo de operar por defecto, es una de las partidas más grandes del estado de resultados, y es invisible porque no hay factura por lo que nunca se cobró.
Cómo se ve una buena captura
Trata cada cambio de alcance como dos cosas al mismo tiempo: un cambio de entrega y un evento de ingresos.
- Llega una solicitud. El gerente de proyecto la captura: el cambio, el impacto en horas, el valor en dólares, la justificación.
- Se aprueba. La aprobación no es un pulgar arriba en Slack. Es una decisión registrada.
- Se crea un trato de expansión automáticamente. En el momento en que se aprueba el cambio de alcance, se abre el lado de los ingresos. Los nuevos dólares tienen dónde vivir.
- El trato de expansión se rastrea como cualquier otro trato. Responsable, valor, cierre, reconocido.
Hecho así, el alcance creciente deja de ser una fuga y se vuelve la segunda línea de ingresos más grande que la mayoría de las firmas de socios no rastrean.
La versión más pequeña
No todo cambio merece un trato. Un complemento de diez horas no justifica la fricción. Así que también hay una ruta más pequeña: un trato rápido capturado desde dentro del proyecto, con aprobación del gerente, que se vuelve una línea real de expansión sin pasar por el pipeline completo.
El principio es el mismo en ambos casos: el cambio de alcance no está terminado cuando el trabajo está terminado. Está terminado cuando el ingreso está registrado.
Las firmas que recuperan el margen son las que tratan el alcance creciente como contabilidad, no como gestión de proyectos.